[기초] 엑셀 필터와 정렬 기능 완벽 정리 | 원하는 데이터 빠르게 찾는 방법

엑셀 필터와 정렬 기능 완벽 정리 | 원하는 데이터 빠르게 찾는 방법

엑셀(Excel)은 데이터를 정리하고 분석하는 데 필수적인 프로그램입니다.
특히, 많은 데이터가 있을 때 필터(Filter)와 정렬(Sort) 기능을 활용하면 원하는 데이터를 빠르게 찾고 체계적으로 정리할 수 있습니다.

 

✔ 엑셀 필터 기능의 장점

• 특정 조건을 만족하는 데이터만 선택하여 표시 가능
• 여러 개의 필터를 동시에 적용하여 복합 검색 가능
• 데이터를 숨기지 않고 필터링된 상태로 유지

 

✔ 엑셀 정렬 기능의 장점

• 데이터를 오름차순(A → Z) 또는 내림차순(Z → A)으로 정렬 가능
• 숫자, 날짜, 텍스트 등 다양한 형식의 데이터 정렬 가능
• 여러 개의 기준을 설정하여 다중 정렬 가능

이번 글에서는 엑셀 필터와 정렬 기능의 기본 개념부터 실무 활용법까지 자세히 정리하겠습니다.

➔ 엑셀 필터(Filter) 기능 사용법

엑셀 필터 기능을 사용하면 특정 조건에 맞는 데이터만 표시할 수 있습니다. 이를 활용하면 대량의 데이터에서 원하는 정보 를 빠르게 찾을 수 있습니다.

1. 기본 필터 적용 방법

✔ 필터 설정 방법
1️⃣ 데이터를 포함한 범위를 선택합니다.
2️⃣ 홈 → 정렬 및 필터 → 필터 클릭 (또는 Ctrl + Shift + L 단축키 사용).
3️⃣ 각 열 제목 옆에 🔽(드롭다운 버튼)이 생깁니다.
4️⃣ 필터 버튼을 클릭하고 원하는 조건을 선택합니다.
5️⃣ 조건에 맞는 데이터만 화면에 표시됩니다.

✔ 단축키 사용법
• Ctrl + Shift + L → 필터 기능 켜기/끄기
• Alt + ↓ → 필터 드롭다운 메뉴 열기

✔ 예제 데이터 (제품 판매 내역)

✅ 카테고리에서 “전자제품”만 필터링하면 해당 제품만 화면에 표시됩니다.

2. 필터 옵션 활용 (텍스트, 숫자, 날짜 필터)

엑셀에서는 텍스트, 숫자, 날짜에 따라 필터를 세분화하여 적용할 수 있습니다.

✔ 텍스트 필터 (예: 특정 단어 포함, 제외)
• 텍스트 필터 → 포함 / 포함하지 않음 선택
• 예: “제품명”에서 “스마트폰”이 포함된 데이터만 필터링

✔ 숫자 필터 (예: 특정 가격 이상/이하 검색)
• 숫자 필터 → 크거나 같다 / 작거나 같다 선택
• 예: “가격”이 100만 원 이상인 제품만 필터링

✔ 날짜 필터 (예: 특정 기간 내 데이터 검색)
• 날짜 필터 → 지난 달 / 이번 달 / 다음 달 선택
• 예: “2024년 1월 이후 판매된 제품만 보기”

✅ 필터 옵션을 활용하면 더욱 정밀한 데이터 검색이 가능합니다.

3. 필터 해제 및 다시 적용하기

✔ 필터 해제 방법
• 홈 → 정렬 및 필터 → 필터 지우기 클릭
• 또는 특정 열에서 🔽 클릭 후 “필터 지우기” 선택

✔ 필터 다시 적용하기
• Ctrl + Shift + L 한 번 더 누르면 기존 필터가 유지된 채로 다시 적용됨

✅ 필터 해제 후에도 원본 데이터는 유지됩니다.

➔ 엑셀 정렬(Sort) 기능 사용법

엑셀 정렬 기능을 활용하면 데이터를 오름차순(A → Z), 내림차순(Z → A)으로 정렬할 수 있습니다.

1. 기본 정렬 기능 사용법

✔ 기본 정렬 방법
1️⃣ 정렬할 열의 셀을 선택합니다.
2️⃣ 데이터 → 정렬 클릭 (또는 Alt + D + S 단축키 사용).
3️⃣ 오름차순(A → Z) 또는 내림차순(Z → A) 선택 후 확인 클릭.
4️⃣ 선택한 열을 기준으로 정렬 완료.

✔ 단축키 사용법
• Alt + D + S → 정렬 메뉴 열기
• Alt + H + S + S → 오름차순 정렬
• Alt + H + S + O → 내림차순 정렬

✔ 예제 데이터 (직원 성과 정리)

✅ 성과 점수를 기준으로 내림차순 정렬하면 높은 점수를 먼저 볼 수 있습니다.

2. 다중 정렬 기능 (여러 개의 조건으로 정렬하기)

✔ 다중 정렬 설정 방법
1️⃣ 데이터 → 정렬 클릭.
2️⃣ “정렬 기준 추가” 버튼을 눌러 여러 개의 조건을 설정.
3️⃣ 첫 번째 기준(예: 성과 점수), 두 번째 기준(예: 부서명) 설정.
4️⃣ 확인을 누르면 다중 정렬 적용 완료.
✅ 다중 정렬을 활용하면 보다 정교한 데이터 정렬이 가능합니다.

3. 사용자 지정 정렬 (특정 순서대로 정렬하기)

✔ 사용자 지정 정렬 방법
1️⃣ 데이터 → 정렬 → 옵션 → 사용자 지정 목록 클릭.
2️⃣ “월별 정렬 (예: 1월, 2월, 3월…)” 등의 순서를 설정.
3️⃣ 데이터가 해당 순서대로 정렬됨.
✅ 사용자 지정 정렬을 활용하면 일반적인 오름차순/내림차순 외에도 원하는 순서로 데이터를 정렬할 수 있습니다.

➔ 엑셀 필터 & 정렬 기능 요약 정리

✔ 필터 기능 → 특정 조건에 맞는 데이터만 표시
✔ 텍스트/숫자/날짜 필터 → 더욱 정밀한 검색 가능
✔ 정렬 기능 → 오름차순(A → Z), 내림차순(Z → A) 정렬
✔ 다중 정렬 기능 → 여러 개의 조건을 적용하여 정렬
✔ 사용자 지정 정렬 → 특정 순서에 따라 정렬 가능

엑셀 필터와 정렬 기능을 활용하면 데이터를 더욱 체계적으로 정리할 수 있습니다!

엑셀을 더 잘 활용하고 싶다면? 엑셀 필터와 정렬 기능은 데이터 분석과 보고서 작성에 필수적인 기능입니다. 이제 직접 연습하면서 엑셀을 더욱 효율적으로 활용해 보세요!

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