[PPT 고급] 엑셀 & 파워포인트에서 PDF 변환 시 깨지지 않게 저장하는 방법

엑셀(Excel)과 파워포인트(PowerPoint)를 PDF로 변환할 때 글자가 깨지거나, 표/차트가 흐려지는 문제가 발생할 수 있다. 특히 엑셀의 표가 잘리거나, 파워포인트의 해상도가 낮아지는 문제를 방지하는 설정이 중요하다. 이번 글에서는 엑셀 & 파워포인트에서 PDF 변환 시 깨지지 않도록 저장하는 방법과 설정 팁을 단계별로 설명하겠다.

▶ 1. 엑셀(Excel)에서 PDF 변환 시 깨지는 문제 해결 방법

: 엑셀을 PDF로 저장할 때 가장 흔한 문제는 표가 잘리거나, 글자가 흐려지는 것이다. 이를 방지하려면 “페이지 설정”을 조정하여 PDF 저장 시 표가 깔끔하게 출력되도록 설정해야 한다.

① 엑셀을 PDF로 저장하는 기본 방법

1. “파일” → “내보내기” → “PDF/XPS 문서 만들기” 클릭
2. “PDF” 형식 선택 → “최적화 옵션”에서 “표준(온라인 및 인쇄용)” 선택
3. “출력할 내용”에서 “활성 시트” 또는 “전체 통합 문서” 선택
4. “옵션”을 클릭하여 “용지 크기에 맞게 시트 조정” 설정
5. “게시” 버튼 클릭하여 PDF 저장 완료

○ 옵션 선택 시 유의할 점
• “최적화 옵션”에서 “표준”을 선택하면 고해상도로 저장 가능
• “페이지 크기에 맞게 조정”을 체크하면 표가 잘리지 않음
• “출력할 내용”에서 “선택 영역”을 지정하면 특정 표만 저장 가능

★ Tip: PDF 저장 전에 “파일” → “인쇄 미리보기”에서 표가 잘리는지 확인하는 것이 중요하다.
⇒ 위 설정을 적용하면 엑셀 표가 깨지지 않고, 선명한 품질로 PDF 변환이 가능하다.

② 엑셀 표가 PDF에서 잘리지 않도록 설정하는 방법

: 엑셀에서 표가 많거나 셀 크기가 클 경우, PDF로 저장하면 일부 데이터가 잘려서 출력되는 문제가 발생할 수 있다. 이를 방지하려면 “페이지 레이아웃” 설정을 조정해야 한다.
1. “페이지 레이아웃” → “페이지 설정” 클릭
2. “시트 맞춤 옵션”에서 “한 페이지에 모든 열 맞추기” 또는 “한 페이지에 모든 행 맞추기” 선택
3. “여백” 설정을 조정하여 표가 페이지에 맞게 배치되도록 설정
4. “가로 방향” 또는 “세로 방향”을 선택하여 시트 크기에 맞게 조정

○ 활용 예시
• 데이터가 많으면 “한 페이지에 모든 열 맞추기” 선택
• 데이터가 길면 “한 페이지에 모든 행 맞추기” 선택

★ Tip: 너무 많은 데이터를 한 페이지에 맞추면 글자가 작아질 수 있으므로, 적절한 크기로 조정하는 것이 중요하다.
⇒ 페이지 설정을 조정하면 엑셀 표가 잘리지 않고 PDF로 저장할 수 있다.

▶ 2. 파워포인트(PowerPoint)에서 PDF 변환 시 깨지는 문제 해결 방법

: 파워포인트를 PDF로 저장할 때 이미지 해상도가 낮아지거나, 글자가 흐려지는 문제가 발생할 수 있다. 이를 방지하려면 PDF 변환 시 고해상도 설정을 유지하는 것이 중요하다.

① 파워포인트를 PDF로 저장하는 기본 방법

1. “파일” → “내보내기” → “PDF/XPS 문서 만들기” 클릭
2. “PDF 형식 선택” 후 “최적화 옵션”에서 “표준(온라인 및 인쇄용)” 선택
3. “슬라이드 크기”를 현재 설정된 크기로 유지
4. “게시” 버튼 클릭하여 PDF 저장 완료

○ 옵션 선택 시 유의할 점
• “최적화 옵션”에서 “표준(온라인 및 인쇄용)” 선택
• “슬라이드 크기 유지”를 체크하면 PDF 저장 시 해상도가 깨지지 않음

★ Tip: “파일” → “인쇄” → “Microsoft Print to PDF”를 선택해도 동일한 품질로 저장 가능하다.
⇒ 위 설정을 적용하면 PDF 변환 시 슬라이드 품질이 유지된다.

② 파워포인트 PDF 변환 시 이미지 해상도 깨짐 방지 설정

: 파워포인트에서 고해상도의 이미지를 사용해도, PDF 변환 시 해상도가 낮아지는 문제가 발생할 수 있다. 이 문제를 방지하려면 해상도 설정을 수동으로 변경해야 한다.
1. “파일” → “옵션” → “고급” 클릭
2. “이미지 크기 및 품질” 항목에서 “파일 내 이미지 압축 안 함” 체크
3. “기본 해상도”를 “고해상도(330dpi)” 또는 “원본 유지”로 설정
4. “확인” 버튼 클릭 후 PDF로 변환

○ 활용 예시
• 그래프, 차트, 이미지가 많은 슬라이드는 고해상도 설정 유지
• 파일 크기를 줄이려면 해상도를 220dpi로 설정 가능

★ Tip: 이미지를 삽입할 때 “삽입” → “그림”으로 추가하면 해상도를 유지할 수 있다.
⇒ 위 설정을 적용하면 PDF 변환 시 이미지 품질이 저하되지 않는다.

▶ 3. PDF 변환 후 파일 용량 줄이는 방법

: 엑셀과 파워포인트를 PDF로 변환하면 파일 크기가 커지는 문제가 발생할 수 있다. 이 경우 PDF 용량을 줄이는 방법을 활용하면 저장 공간을 절약할 수 있다.

◆ 어도비(Adobe) 또는 온라인 PDF 압축 사이트 활용

1. “Adobe Acrobat” 실행 → “파일” → “PDF 최적화” 클릭
2. 이미지 해상도를 적절히 조정하여 파일 크기 줄이기
3. “파일 저장” 클릭하여 압축된 PDF 생성

○ 무료 온라인 PDF 압축 사이트
• Smallpdf
• ILovePDF

★ Tip: 온라인 PDF 압축 사이트를 활용하면 쉽게 용량을 줄일 수 있다.
⇒ 파일 크기를 줄여야 한다면 PDF 압축 기능을 활용하는 것이 좋다.

[ 엑셀 & 파워포인트 PDF 변환 시 깨지지 않게 저장하는 방법 요약 정리 ]

○ 엑셀 PDF 변환 시 “페이지 설정”에서 표가 잘리지 않도록 조정
○ “최적화 옵션”에서 “표준(온라인 및 인쇄용)” 선택하여 고해상도 유지
○ 파워포인트 PDF 변환 시 “파일 내 이미지 압축 안 함” 설정하여 해상도 유지
○ 슬라이드 크기를 유지하고, 최적화 옵션을 표준으로 설정하여 깨짐 방지
○ PDF 파일 크기가 크다면 온라인 압축 도구 또는 Adobe Acrobat 활용

⇒ 위 설정을 적용하면 PDF 변환 시 깨지지 않고 고해상도로 저장할 수 있다!


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